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在基于遠程的工作環境中保護知識產權

在COVID-19大流行期間，遠程辦公已成為促進安全和健康的工作場所的必要條件和優先選擇。但是，基于遠程的工作設置可能會對知識產權（IP）和其他專有信息或技術造成有意和無意的威脅。

例如，越來越多的工作是從家庭辦公空間進行的，其中可以向不具有IP特權的人員（例如，家庭，居民，訪客和其他緊鄰的人）提供更容易訪問IP的權限。虛擬會議還可能會增加不必要地暴露旨在保密的數據，想法，創作，報告等的可能性。保密是知識產權各種類型和方面的核心原則或要求之一。此外，與知識產權有關的某些政策，緊急事項或公司例行程序可能會更寬松。因此，建議采取以下措施以最大程度地減少因遠程工作量增加而導致的專有信息盜竊和其他與IP相關的問題。

確定您的寶貴IP

盤點和評估IP不僅要確定其貨幣價值，而且還要確定保護什么，如何保護它以及從誰那里保護它，這一點很重要。通過分析（例如風險成本收益分析）確定IP的優先級，有助于確定IP要求的保護級別。IP的四種主要類型如下：

專利是新穎的，非顯而易見的，有用的發明，例如機器，工藝，消費品，裝飾性設計或物質組成。

例如：燈泡，車輛組裝過程，手表的裝飾設計。

商標是品牌和徽標（即文字或設計），顏色和聲音，以標識特定來源的商品和服務。符號“ TM”和“?”通常與商標相關聯。

例如：^Apple?用于智能設備，麥當勞快餐店的“金色拱門”，UPS送貨服務的棕色。

版權是有形形式的創造性表達。

示例：軟件和代碼，網頁或應用程序，文學，視頻，雕塑，繪畫，圖片，音樂作品。

商業秘密是任何秘密提供給您的競爭優勢的寶貴信息。

示例：公式，配方，流程，客戶列表，搜索引擎算法，財務數據，營銷計劃，研發材料。

認識到威脅

在大流行突然發作的遠程工作環境中，員工可能會受到監督，工作優先級的緊迫性可能降低，信息的自由流通增加，并且雇主的政策和與知識產權有關的培訓可能會被忽略或匆忙。以下是對知識產權的主要威脅列表：

網絡釣魚者和黑客利用在家中的COVID-19危機，特別是那些使用不安全的個人設備和/或網絡連接的工人，盜用IP。
家庭，訪客和整個公眾以及視頻會議和電話會議更容易無意間泄露秘密信息。例如，筆記本電腦可能無人看管，打印文檔隨意放置在開闊或丟失的地方，諸如亞馬遜Echo設備，智能手機或家庭安全攝像機之類的智能揚聲器可能會記錄對話，訪客或公眾可能會聽到員工在辦公室中的對話。遠程工作空間或員工正在開會的遠程工作空間，并且IP（尤其是商業秘密）可能未正確指定，標記或以電子方式存儲為機密/專有。
如果未明確定義員工在基于遠程的工作環境中的職責，知識產權所有權的損失可能會增加。雇主通常擁有其雇員在其工作過程和范圍內創造的知識產權。因此，如果對就業的過程和范圍進行了模糊的界定，則員工可以獲得獨立的知識產權所有權。
遠程工作導致資源，功能和通信有限，可能導致無法履行IP義務。例如，在以下情況下可能會出現困難：維護IP許可協議條款；未能正確執行IP侵權事宜；喪失提交和注冊IP的能力以及在截止日期之前的能力；以及在不關注IP條款的情況下匆忙地進行IP R＆D以滿足流行病的需求溝通和能力下降。
可能無法維持品牌的正面形象并確保持續正確使用商標。

防范威脅

以下主動措施可幫助減少基于遠程設置的IP威脅：

教育遠程工作在IP上的員工及其重要性。
實施或重新審視基于遠程的工作策略/ IP指南，以確保在基于遠程的工作環境中提供保護IP的規定。這些規定可能包括用于保護或訪問商業機密信息，顯示商標，使用受版權保護的內容，公開發明等的程序。
確保員工簽署保密/保密協議。提醒員工禁止未經授權傳輸公司IP或專有信息，包括通過個人電子郵件或即時消息帳戶，云帳戶，文件共享，社交媒體帳戶，在線視頻會議等進行的傳輸。
培訓和警告遠程處理IT安全協議的員工。IT安全協議可以包括識別網絡釣魚方案，在何處以及如何訪問和使用專有信息，可以訪問和傳達專有信息的人員，實施安全保護措施（例如密碼保護或加密），使用安全網絡以及監視或跟蹤信息訪問或跟蹤。系統。
在合理可能的情況下，只有在使用由雇主控制的VPN時，才能在網絡上維護專有信息，該信息只能通過遠程訪問。
培訓并警告員工通過電話會議或視頻會議討論機密信息，以考慮在會議或工作時間關閉家用設備記錄器和電子助手（例如，亞馬遜的Alexa）。采取措施以確保其他人沒有視覺或聽覺上的會議權限。此外，指示參加會議的第三方對信息保密也可能會有所幫助。
對于在家中保存秘密信息的員工，應鼓勵將其鎖在家中或將工作減少到只有該員工可以訪問的區域。如果不可能，請限制對機密信息的訪問，以避免盜用并通過將信息隱藏或包含在安全或鎖定的位置中來保護機密性（尤其是商業秘密）。如此標記機密和秘密信息。盡可能減少打印和紙質副本。安全處置機密信息。
指定負責回答基于遠程工作設置中IP保護問題的人員。
如果可行，請為遠程工作者發行公司擁有的筆記本電腦，電子設備，電話或其他電子設備。
確保明確定義每個員工在遠程工作方面的“工作范圍”，并擴展到個人電子產品和家用設備的使用。
通過定期舉行的遠程會議，電話或信件，保持在家工作的員工之間的溝通。例如，定期舉行的會議確保達到IP申請截止日期，滿足商標的連續和正確使用，正在審查IP協議，在沒有保護的情況下不會發生發明公開，正在監視侵權問題，并創建IP優先級列表和嘗試著。

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