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為什么你整天忙碌,最后卻是個失敗的班組長?

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昨天晚上聚餐,小喬講了一個故事。

她們呼叫中心一個組長,工作很忙碌。

每天晚上加班到凌晨,休息日也要抽出時間來工作。

而就在不久前的一次內部競選,她竟然被淘汰了。

我們都很奇怪,“怎么可能被淘汰呢?”

按說,這么忙碌的人,應該很棒啊。

可惜,并沒有。

在我們日常中也有很多這樣的人,

整日看起來很忙,

吃個午飯的功夫都在做匯報,

但最后年底做匯報業(yè)績卻很差。

工作中,以能力和責任心兩個緯度,可以將組長分為四類。


Ⅰ類能力很強:責任心也很強,能及時完成任務。

Ⅱ類能力很強:責任心一般,一些任務總不能如期完成。

Ⅲ類能力一般:責任心也一般,完成任務有困難,也不問。

Ⅳ類能力一般:責任心很強,完成任務有困難,通過溝通能及時完成任務。

而小喬公司的組長屬于Ⅳ類,責任心很強,工作能力卻一般。如何正確的培養(yǎng)這個“兵頭將尾”是呼叫中心運營績效好壞的一個重要影響因素。

一名合格的的呼叫中心組長應該具備什么能力?

01
現(xiàn)場管控能力

現(xiàn)場管理事務通常瑣碎而繁雜,班組長需要進行長電話監(jiān)控、業(yè)務答疑、旁聽、監(jiān)聽、撥測等工作,隨時關注員工的情緒變化,針對情緒波動客服及時干預,話務高峰時段還需上線接話力保接通率。總的來說就是,既要關心業(yè)務,也要關心心情。

1、按照生產作業(yè)標準進行有效的現(xiàn)場管理作業(yè);

2、座席系統(tǒng)的日常維護及使用情況監(jiān)控;

3、工作區(qū)域的衛(wèi)生情況及座席運營狀態(tài)監(jiān)控;

4、定期組織召開班組工作例會及各種臨時會議;

5、負責考勤、紀律的監(jiān)管和記錄工作;

6、負責對現(xiàn)場投訴話務員電話的接聽和安撫;

7、長電話的監(jiān)控及跟蹤處理;

8、現(xiàn)場設備的檢查與維護;

9、小組日常工作的安排與調度;

02
業(yè)務支撐能力

作為一名合格的班組長,必須要有過硬的業(yè)務知識以及靈活的受理技巧,能夠熟練掌握公司相關業(yè)務受理、業(yè)務咨詢、故障報修、投訴申告、營銷工單等處理流程。

針對員工質檢、工單差錯存在的共性問題進行歸納分析,結合日常更新業(yè)務、典型問題,利用班前、班后會向組員細細宣講。

針對組員在通話過程中遇到的疑難問題要及時進行干預,然后將處理結果反饋給組員并重點提醒。

針對剛上線的新人,班組長更是應以實體演練引領組員進行接線,結合錄音分享,針對業(yè)務知識及受理技巧進行重點輔導,促進其接話能力的提升。對于組員中存在的共性問題,需要提供系統(tǒng)化培訓的知識點,提前向培訓師報備培訓需求,然后由培訓師制定培訓計劃進行崗中系統(tǒng)強化培訓。

03
培養(yǎng)下屬能力

要培養(yǎng)下屬的基本能力,如抗壓能力、傾聽溝通能力、解決問題能力,判斷力、文字能力等,這些能力無論什么工作都需要。也有一些特殊崗位需要的能力,如演講能力,如果組員愿意朝培訓師方向發(fā)展,可以考慮培養(yǎng)等。

04
數(shù)據分析能力

作為一名合格班組長,必須要對數(shù)字非常敏感,每天關注項目、所轄團隊的各項KPI指標, 監(jiān)管各座席的工作狀態(tài)及各項指標完成情況;針對未達標組員進行跟進與輔導;時刻關注團隊出勤率和人員流失率;定期整理風險人員花名冊,對情緒波動較大、狀態(tài)異常的組員及時進行溝通,降低人員流失。

根據日報表和月報表中的數(shù)據,對質檢和工單異常的情況進行分析匯總,協(xié)同培訓、工單、之間專員進行跟蹤輔導。作為一名合格的班組長,不僅僅對各項指標數(shù)據極其敏感,更重要的是教會組員如何去關注自己的關鍵性指標,如何從指標中發(fā)現(xiàn)自身存在的問題以及告知如何針對出現(xiàn)的問題進行改善并提升,只有這樣,你才可以讓所轄的組員們懂得如何在競爭中脫穎而出,從而拿到高績效、高收入。

05
團隊建設能力

團隊體現(xiàn)的是一種凝聚力的精神,具有共同的愿望與目標。好的團隊要有極強的團隊協(xié)作意識、高昂的團隊士氣,成員之間應是和諧、相互依賴的關系,他們能夠為了共同的目標奮力拼搏。

做好團隊建設工作首先要明確團隊目標。目標就是方向,每個團隊的組建都是為完成一定的目標或使命。

其次,建立好團隊內部規(guī)則。沒有規(guī)矩不成方圓,一個團隊如果能形成戰(zhàn)斗力必須建立健全的游戲規(guī)則,如崗位職責、權利的界定,團隊成員溝通、交流方式的確立等。這些規(guī)則應能保證一個團隊的正常運行,讓團隊每個成員的主動性、積極性和創(chuàng)造性發(fā)揮出來,使整個團隊充滿活力。

第三,相互理解,學會寬容。寬容是一種很高的品質。在一個團隊內部,由于每個團隊成員的性格特征可能不同,考慮問題的出發(fā)點不同,難免會產生摩擦,但每個人都應該抱著一種“對事不對人”的態(tài)度去寬容別人對自己的不理解,甚至是批評,而不能一味地去爭執(zhí)。

四,確立標準,選對人上船。團隊的目標確定了,就要選擇正確的團隊成員,該如何選擇團隊成員呢?團隊成功的關鍵在于充分發(fā)揮整體優(yōu)勢,這就需要我們從源頭抓起,團隊中的成員做到優(yōu)勢互補,實現(xiàn)整體大于局部之和。

第五,選擇一個好的領導——舵手。兵熊熊一個、將熊熊一窩。一個好的團隊領導對于建設高效率的團隊有著不可替代的作用。一個好的團隊領導能充分發(fā)揮團隊中每個成員的優(yōu)勢,使團隊的資源實現(xiàn)最大程度的優(yōu)化,從而創(chuàng)造出非凡的業(yè)績。

一名班組長擔任的角色有很多,同時伴隨她的轉變就有多樣化,在話務突增時,她需要及時調配座席人數(shù)來保證指標的正常完成這時她是一名決策者,在客服代表有想法有意見時,她要及時把這些建議反饋給領導,使領導更好的掌握員工的思想動態(tài),這時她是一名聯(lián)絡官領導的好助手,在用戶和客服人員需要幫助時,及時為他們解決問題這時她又是一名服務者。




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