在經(jīng)濟(jì)低迷期，企業(yè)對(duì)外包服務(wù)是會(huì)收縮還是會(huì)更加積極？結(jié)論很不確定。但據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)經(jīng)濟(jì)不景氣時(shí)，企業(yè)會(huì)更加仔細(xì)地核算成本，一些大額的、長期的外包項(xiàng)目有縮減的可能，而一些新型的、投資少但對(duì)縮減成本見效快的外包卻開始受到歡迎。打印外包便是其中一種。

按印付費(fèi)

青島四方—龐巴迪鐵路運(yùn)輸設(shè)備有限公司IT部門負(fù)責(zé)人徐立華，以前常常會(huì)被打印的問題所困擾。四方龐巴迪的打印量很大，對(duì)文印的要求很高，以前都是自己采購打印設(shè)備和耗材，自己管理維護(hù)。但在購買墨盒等產(chǎn)品時(shí)，便會(huì)經(jīng)常面對(duì)假冒產(chǎn)品，還會(huì)因?yàn)閷?duì)打印預(yù)期估計(jì)不準(zhǔn)而造成浪費(fèi)。更讓徐立華頭疼的是打印設(shè)備的日常維護(hù)問題。打印設(shè)備和PC、服務(wù)器不一樣，PC和服務(wù)器的故障往往是一次性發(fā)現(xiàn)一次性解決，而打印設(shè)備多是頑固性的問題。據(jù)IDC統(tǒng)計(jì)，IT部門有15%的時(shí)間用在解決打印相關(guān)的問題上面。“由于設(shè)備跟責(zé)任是分開的，出現(xiàn)問題的時(shí)候，服務(wù)商往往是想使用最低的代價(jià)解決問題，這樣做維護(hù)的時(shí)候很難一次性把問題解決。”

后來經(jīng)過仔細(xì)地評(píng)估與核算，在今年6月份，四方龐巴迪正式采用了打印外包服務(wù)，把整體打印（包括傳真）體系外包給專業(yè)打印服務(wù)公司。這樣，所有的打印機(jī)都是置于遠(yuǎn)程打印管理軟件的管理之下，使用者都通過打印權(quán)限進(jìn)行打印，打印完以后記數(shù)器記下打印的數(shù)字，同時(shí)也記錄下打印的地址和相關(guān)的信息。因?yàn)樗写蛴≡O(shè)備在外包商的遠(yuǎn)程管理軟件的監(jiān)控之下，遇到有問題的機(jī)器會(huì)馬上更換，對(duì)于以前常出現(xiàn)的頑固性問題，專業(yè)服務(wù)人員常常可以一次性把問題解決。據(jù)徐立華介紹，現(xiàn)在突發(fā)性故障率從以前的每月10起下降到1起，常見故障下降了70%以上。

同時(shí)，通過管理軟件進(jìn)行安全控制和打印成本控制，安全問題和紙張浪費(fèi)也很好地解決了。四方龐巴迪的主動(dòng)打印費(fèi)用減少了5%-10%，設(shè)備上合算到單張打印的目標(biāo)成本直接降低10%，三年的成本降低大約在18%左右，而這些還僅是從賬面上可以看到的直接成本。此外，通過外包還解放了人力，以前是一個(gè)人全職負(fù)責(zé)維護(hù)打印機(jī)，而現(xiàn)在只需要一個(gè)兼職者就可以了。

打印外包還采用了新型的付費(fèi)模式——按印付費(fèi)，即按每月的實(shí)際打印量付費(fèi)，這類似于手機(jī)的付費(fèi)方式，而具體計(jì)數(shù)方式是和用戶選取服務(wù)內(nèi)容是相關(guān)的。一般來說，打印外包常見模式有三種，一種是四方龐巴迪的全外包模式，所有的硬件、耗材、維護(hù)和服務(wù)都外包，費(fèi)用最后會(huì)折算到每一張紙上，一個(gè)月打了多少張紙累計(jì)起來進(jìn)行計(jì)費(fèi)。第二種是客戶自己買機(jī)器不買耗材的外包服務(wù)，還有一種是機(jī)器、耗材都企業(yè)自己買，僅外包維修服務(wù)。當(dāng)然，不同的外包模式，“月租費(fèi)”是不同的。

經(jīng)濟(jì)低迷期，這種按印付費(fèi)模式對(duì)資金緊張的企業(yè)更具吸引力，這樣的企業(yè)一般會(huì)選擇設(shè)備、耗材維修等全部外包的租賃模式，在降低成本的同時(shí)可以緩解企業(yè)現(xiàn)金流上的壓力。這時(shí)采用打印外包模式就好比當(dāng)你必須用車而手頭很緊時(shí)，你可以選擇去租輛車而不是只能借錢買輛車。

被忽略的成本

看起來打印外包服務(wù)既省錢又省力，又降低了安全隱患，但目前采用外包服務(wù)的企業(yè)還只是少數(shù)。

在人們的傳統(tǒng)觀念中，打印機(jī)和PC等設(shè)備相比，它從來都只是一個(gè)辦公終端，與電話、傳真機(jī)一起相提并論。許多時(shí)候，復(fù)印等設(shè)備的管理和采購也主要放在了傳統(tǒng)的行政和后勤部門，相對(duì)于服務(wù)器，網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)、ERP等來說，文印在企業(yè)內(nèi)部不大受重視，很少得到系統(tǒng)性的規(guī)劃。

同時(shí)，許多企業(yè)也缺乏對(duì)打印和復(fù)印成本的量化核算。許多企業(yè)的管理層，只看到打印設(shè)備的更新需要付出成本，而對(duì)這些設(shè)備耗費(fèi)的總成本幾乎一無所知。實(shí)際上，有關(guān)統(tǒng)計(jì)顯示，按總體打印成本來看，約占到收入的6.1%，當(dāng)然，不同的行業(yè)差異很大。比如廣告、設(shè)計(jì)、電信、金融、保險(xiǎn)等行業(yè)打印量都很大，相應(yīng)地，打印費(fèi)用也很大。而其中有90%的公司沒有追蹤打印成本，很多時(shí)候打印的費(fèi)用是歸在行政辦公的費(fèi)用里。很多IT經(jīng)理或是行政辦公經(jīng)理只看到打印管理的10%的費(fèi)用——就是打印機(jī)費(fèi)用，而對(duì)打印耗材、維修費(fèi)用、人力成本這些費(fèi)用沒有算進(jìn)去。難怪市場(chǎng)調(diào)研公司Gartner分析指出：打印、復(fù)印等文檔輸出的消耗是企業(yè)成本中未經(jīng)審核的最后“堡壘”，如何進(jìn)行成本控制和預(yù)算管理文印環(huán)節(jié)成為被日常管理遺忘的角落。

顯然，對(duì)打印成本的忽視、傳統(tǒng)的打印觀念和企業(yè)負(fù)責(zé)人的認(rèn)識(shí)局限是影響打印管理服務(wù)應(yīng)用的一個(gè)障礙，而打印外包作為新生事物，也需要企業(yè)有一個(gè)認(rèn)識(shí)的過程，當(dāng)然也需要成功案例的示范作用。

據(jù)記者調(diào)查，目前中國企業(yè)中實(shí)施打印外包服務(wù)的企業(yè)，一般都具備以下條件：一是對(duì)打印要求很高，打印量很大；二是企業(yè)的財(cái)務(wù)部門對(duì)這塊成本很重視；三是管理嚴(yán)謹(jǐn)。一位打印服務(wù)推廣人士認(rèn)為這點(diǎn)很重要，“因?yàn)榇蛴〔少彮h(huán)節(jié)上有利益問題。”四是成本意識(shí)強(qiáng)。如四方龐巴迪的IT部門和財(cái)務(wù)部門是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)主管，很多會(huì)議是IT和財(cái)務(wù)部一起參加，對(duì)產(chǎn)品采購成本意識(shí)很強(qiáng)。

事實(shí)上，隨著企業(yè)生存和競(jìng)爭(zhēng)壓力的增大，企業(yè)對(duì)成本的認(rèn)識(shí)和縮減會(huì)深入到企業(yè)的所有“角落”。這些率先采用打印外包企業(yè)的出現(xiàn)已經(jīng)證明了這點(diǎn)。

轉(zhuǎn)身做服務(wù)

伴隨企業(yè)對(duì)打印成本的重視和對(duì)打印服務(wù)的需求使傳統(tǒng)打印機(jī)廠商紛紛向打印服務(wù)商轉(zhuǎn)型——從賣打印產(chǎn)品到賣打印服務(wù)。目前，惠普、富士施樂等傳統(tǒng)的打印產(chǎn)品廠商紛紛轉(zhuǎn)型做服務(wù)，很多耗材廠商、系統(tǒng)集成商也搖身變?yōu)榇蛴》?wù)提供商。

作為全球文件外包服務(wù)行業(yè)領(lǐng)先者的富士施樂，很早就推出的辦公文件管理服務(wù)XOS(Xerox Office Service)，XOS服務(wù)在2005年底開始在中國推廣。多年來占據(jù)打印市場(chǎng)領(lǐng)先地位的惠普也在兩年前發(fā)布了“打印2.0戰(zhàn)略”，打印2.0策略的重點(diǎn)不是賣出打印機(jī)，而是提供服務(wù)——承攬客戶的全部打印工作。為此，惠普自身從組織架構(gòu)上進(jìn)行了相應(yīng)調(diào)整，并進(jìn)行了全力的推廣工作。惠普去年8月開始投資3億美元，在全球范圍內(nèi)展開盛大的宣傳推廣活動(dòng)，讓用戶實(shí)現(xiàn)“隨時(shí)隨地隨需地進(jìn)行打印”。針對(duì)個(gè)人消費(fèi)者，惠普的喀嚓魚網(wǎng)上沖印服務(wù)2007年10月進(jìn)入中國；針對(duì)大企業(yè)用戶，2006年11月惠普已面向企業(yè)級(jí)市場(chǎng)提出“平衡部署，全面管理”策略，向中國引入系統(tǒng)外包服務(wù)的先進(jìn)理念。

打印廠商做服務(wù)也有其不得已之處，普通打印機(jī)銷量開始銳減。幾年前，惠普就發(fā)現(xiàn)，打印機(jī)的市場(chǎng)開始飽和了，尤其在西方國家，打印機(jī)廠商的收入將主要依賴于用戶緩慢的更新?lián)Q代。在這樣的趨勢(shì)下，如果想在利潤方面獲得進(jìn)一步增長，僅靠擴(kuò)張市場(chǎng)份額已經(jīng)非常困難。中國打印機(jī)市場(chǎng)也是同樣的變化，“雖然還在成長，但是已經(jīng)慢慢在衰退，我們的獲利比以前少了很多，未來十年、五年，打印機(jī)的獲利還會(huì)繼續(xù)下降。”中國惠普打印成像系統(tǒng)集團(tuán)企業(yè)客戶部總經(jīng)理胡大剛說。

但與此同時(shí)，全球打印行業(yè)也正呈現(xiàn)出復(fù)印量減少，打印量大幅增加的趨勢(shì)，而且隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，打印環(huán)境更為復(fù)雜。這讓打印機(jī)廠商看到打印服務(wù)的潛力，更何況打印服務(wù)比打印機(jī)等硬件產(chǎn)品銷售有著更高的利潤率。

當(dāng)然，看到打印服務(wù)“錢景”的不僅只有惠普一家，富士施樂在幾年前也已經(jīng)提出要?jiǎng)?chuàng)造“領(lǐng)先的打印服務(wù)模式”，希望擴(kuò)大“全包服務(wù)”和“租賃服務(wù)”的業(yè)務(wù)，但因?yàn)榍婪?wù)覆蓋面弱，僅在行業(yè)打印領(lǐng)域有所收獲，在企業(yè)級(jí)市場(chǎng)上推廣一直沒有太大進(jìn)展。

隨著未來打印外包越來越被中小企業(yè)選擇，對(duì)于打印量小的企業(yè)、部分外包的項(xiàng)目，惠普直接提供服務(wù)不一定具備成本上的優(yōu)勢(shì)，而相比之下，一些打印服務(wù)集成商更具有成本優(yōu)勢(shì)。因此，對(duì)于不同層次的打印外包服務(wù)也會(huì)出現(xiàn)不同級(jí)別的服務(wù)商。針對(duì)大的行業(yè)用戶，惠普自己提供服務(wù)，而對(duì)于中小客戶的打印服務(wù)，惠普主要由原來賣打印機(jī)的經(jīng)銷商來提供。

從目前市場(chǎng)情況看，打印服務(wù)市場(chǎng)剛剛興起，各廠商之間的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)還沒有形成，大家共同面臨的問題不是競(jìng)爭(zhēng)而是如何共同把蛋糕做大——讓企業(yè)接受打印服務(wù)的理念和價(jià)值。