資料顯示，隨著公安部頒布的《公安機關監督檢查企業事業單位內部治安保衛工作規定》在2007年10月1日正式實施，來訪賓客進出安全管理問題成為各級政府機關及企事業單位的頭等大事。特別社會經濟的快速發展及融合，各種外來人員流動性的日益頻繁，更增加了安全隱患。為此專門研發了智能訪客登記管理系統，加強登記有序管理，防止安全事故發生。智能訪客管理系統的研發更是可以安全可靠地進行來訪人員管理，不僅可以保障各個單位的安全，更可以提高企事業單位的電子化訪客登記水平和形象。
縱觀整個人員出入管理發展歷程，我們會發現，這所有的行業其實都在解決一個問題：讓正規來訪進行，阻止無關人員進入。但通道、門禁、梯控似乎只做了局部限制，當他進入場所以后我們就失去了對他的控制。正如一個人來敲了我們家的門，只要他敲了門，門就會開，如果他擁有我家臥室房門的鑰匙，便可以進入任何一個房間，沒辦法進行管制，安全事故也因此發生。訪客管理系統的誕生有效緩解了系列問題。

　　主動式智能訪客管理將取代被動

　　無論是上文的手工登記，還是計算機登記，其實都不是成熟的訪客管理，他們僅僅做了訪客管理的一個部分——身份確認。目前市場需要的是能夠給用戶帶來良好體驗，又可確保安全訪問的訪客管理系統！這種訪客管理不僅要確保他進入場所的身份安全，同時要確保他場所內部的訪問安全。

　　那么，在這個用戶體驗為主的時代，怎樣才能既做到優秀的用戶體驗、又做到高效安全的訪客管理呢？答案只有一個，化被動為主動！我們可以在入口處設置自助式的訪客終端，客戶自行刷卡或致電被訪者即可判斷是否允許訪問，自助訪客終端登記速度比被動式的登記速度更快；且能夠與通道、梯控、門禁聯動，實現對訪客場內軌跡的查看；同時，我們可以根據場所人流量配置多臺自助終端，如此便可起到很好的分流作用，不至入口擁堵。

　　被動式訪客登記系統只是過渡產品，真正的訪客管理將是主動式智能管理的天下。我不得不說我佩服那些有著敏銳嗅覺并快速反應的企業。就我所知，單做訪客機排隊機起家的中振以及在通道行業頗有影響力的杭州立方已經將主動式智能訪客管理系統推向了市場，并成功運用在了法院、商務大樓等場所。其中中振推出了MR-H8電話-短信訪客登記一體機，該款機型支持來訪者自助登機和預約登記功能。來訪者到達場所后，可在登記設備上自助登記身份信息，設備將自動撥通被訪人電話，確認是否發卡；這張卡可通過通道閘機、電梯、門禁，帶領訪客暢通無阻的到達被訪人區域；同時這款機子還支持網絡預約功能，被訪人通過瀏覽器登記預約來訪人身份和手機號，系統便會自動給來訪人手機發送短信預約號，來訪人到達大廳后，直接輸入預約號即可吐卡。

　　智能訪客系統受關注

　　目前市面上的訪客系統主要分兩類，一類是登記式訪客系統，另一類是智能訪客系統。登記式訪客系統主要靠大樓的物業人員前臺等來操作登記來訪者信息，確定來訪者身份，發放來訪者通行權限，而智能訪客系統主要是由來訪者自助的進行登記個人信息，由被訪者來確認來訪者的身份以及發放來訪者的通行權限。智能訪客系統一般也可以分為兩類，一類是VoIP訪客系統，一類是自助語音訪客系統。

　　VOIP訪客系統是通過IP電話機與被訪者視頻通話（被訪者能看到來訪者，來訪者不能看到被訪者），由被訪者確認來訪者身份，發放相應的通行權限。這種系統的弊端有二，一是IP電話機的價格較昂貴，大樓內的公司越多就意味著使用的IP電話機數量會越多，且IP電話機不能當做普通的電話機使用，所以造價也就相對昂貴。二是物業管理者處所留有的信息只有一張照片信息和照片上的人訪問了誰，相對來說信息量較少。

　　◇ 自助語音訪客系統

　　自助語音訪客系統是來訪者通過在自助終端機上登記自己的信息，自助終端撥打被訪者的電話或者手機，由被訪者確認來訪者身份，發放相應的通行權限。自助語音訪客系統由受訪者通過電話或視頻等親自確認訪客，判斷訪客的權限，避免了由于物業和承租戶溝通不暢的問題而可能導致的誤授權的可能。在來訪者請求受訪者發放拜訪權限時，受訪者可以拒絕拜訪，能有效避免上門推銷等打擾受訪者，不受歡迎的人員進入等情況發生。

　　當拜訪結束，刷卡通過通道設備后，卡片將注銷此次拜訪的所有授權，可以不再進行任何操作便能下次使用，這樣能有效的節省管理者的人力成本，也能避免來訪者將卡帶走下次不重新登記進入，有效的提高了大廈的安全性。

　　智能訪客系統由被訪者自己確認來訪者信息，身份的真實性得到保障。發放的權限卡有相應的限制，來訪者進入大樓后不能隨意的到其他辦公區域走動逗留。能有效的提高大樓的安全性。當大廈的訪問人流量較大時只要增加自助訪客終端即可，避免了人流量打造成大廈的大廳擁堵現象。

　　由于智能訪客系統的是由來訪者與被訪者互動操作，物業管理人員不直接參與，減少了管理成本和矛盾糾紛也減少了被訪者被騷擾的可能性。

　　IP浪潮席卷訪客管理

　　隨著安防IP化浪潮，安防產品IP化的大勢所趨，所以在選擇訪客系統時選用IP化的產品將會給布線安裝等帶來很大的便利。自助語音系統基本架構采用TCP/IP組網結構，保障了高速率的數據傳輸，各個子系統之間即保持了緊密的聯系，又符合模塊化設計的原理，可根據實際需要，自由的添加或減少子系統中的組件，不影響其他子系統功能。

　　若一棟大廈中有多家公司，為了方便管理需嚴格的控制來訪者的訪問權限。例如，來訪者A獲得的是5樓501公司的訪問權限，但是A卻乘電梯到了6樓，順手將602公司的電腦偷走。這種情況下602公司勢必要找大廈的管理者理論，因為是管理者管理不嚴造成他們的財產損失。那么如何避免類似的問題出現呢？訪客系統應該做到與其他系統的聯動，以上面的案例為例，在發放卡片進行授權時就應該只給來訪者A在5樓501的訪問權限，與梯控系統聯動，在乘電梯時只允許該授權拜訪5樓，其他樓層的按鍵不響應其操作。與門禁系統聯動，在5樓各個公司的門禁之間只有501有響應其操作，502等其他門將不響應其操作。在樓層與樓層之間安裝權限認證，限制其通過消防通道進入其他樓層。這樣嚴格的控制來訪者的訪問區域能有效、安全、方便的管理客戶的來訪。

　　智能訪客管理普及需要成本的降低

　　2013年1月1日，一代身份證將不再有效，這就意味著二代身份證真正的全面普及。二代身份證普及給訪客管理帶來的好處就是在登記訪客信息時更加的方便快捷。更重要的是由于二代身份證難以仿制，避免了來訪者使用假證件而帶來的安全隱患。配合攝像頭抓拍來訪者的照片以供警衛等對比，防止授權的卡片給他人使用，更能提高樓宇的安全性。

　　目前，由于智能訪客系統的造價相對較高，市場普及率不是很高，常見的還是以登記式訪客系統為主。智能訪客系統主要應用于高端的寫字樓，對安全性，智能化要求較高的場所。典型的案例有上海越洋國際廣場的VOIP訪客系統、上海中信城的VOIP訪客系統、北京創新大廈移動總部的自助語音訪客系統。

　　但在未來，隨著人們安全意識的提高，智能化的普及，以及用戶對人性化服務的追求，智能訪客系統將會逐步的普及，當然隨著科技的發展和生產技術的提高，系統的造價成本也將逐漸降低。