精心設(shè)計(jì)的呼叫流程設(shè)計(jì)對(duì)呼叫者體驗(yàn)至關(guān)重要。

雖然今天的400電話系統(tǒng)具有管理復(fù)雜的自動(dòng)助理組織的能力，但許多企業(yè)并沒(méi)有充分利用它們。

如果您發(fā)現(xiàn)呼叫者經(jīng)常為錯(cuò)誤的分機(jī)留下語(yǔ)音郵件或通知請(qǐng)求被路由到不正確的一方或部門(mén)，您可能需要重新檢查您的呼叫流程圖。如果使用正確，您的多級(jí)IVR可以容納復(fù)雜的電話樹(shù) - 根據(jù)您的指示在多個(gè)位置路由呼叫。

應(yīng)通過(guò)在所有來(lái)電者接觸點(diǎn)使用統(tǒng)一，專(zhuān)業(yè)的語(yǔ)音來(lái)平衡電話系統(tǒng)的復(fù)雜性。這有助于為呼叫者創(chuàng)建無(wú)縫體驗(yàn)，無(wú)論他們的詢問(wèn)或您將其路由到哪個(gè)部門(mén)。

通過(guò)提供留言選項(xiàng)，在線將他們引導(dǎo)到您的客戶端門(mén)戶，或者如果您的電話系統(tǒng)上有該功能，詢問(wèn)他們是否需要， 可以為呼叫者提供在隊(duì)列中等待的替代方案。回電話而不會(huì)失去他們的位置。要?jiǎng)?chuàng)建最佳來(lái)電體驗(yàn)，請(qǐng)務(wù)必熟悉電話問(wèn)候語(yǔ)最佳做法。

完善的管理是積極的客戶服務(wù)體驗(yàn)的基礎(chǔ)。完善管理系統(tǒng)最佳方式是通過(guò)不斷的探索和學(xué)習(xí)，您的自動(dòng)助理或虛擬接待員是一種有效的工具，可以在與現(xiàn)場(chǎng)代理通話之前共享呼叫者所需的信息。

來(lái)電者詢問(wèn)什么？您希望他們對(duì)您的業(yè)務(wù)了解多少？您的電話系統(tǒng)可以配置為分享從公司時(shí)間和方向到品牌信息以及在線了解有關(guān)您的服務(wù)的更多信息。實(shí)際上，消息可以通過(guò)多種方式進(jìn)行定制：“ 如果您不熟悉我們的流程，請(qǐng)按5以獲取有關(guān)首次預(yù)約的信息”或“ 按4以獲取有關(guān)我們新退貨政策的重要信息。”

創(chuàng)建解決常見(jiàn)問(wèn)題的菜單選項(xiàng)不僅可以讓您的呼叫者正在尋找的信息觸手可及，而且還可以讓您的企業(yè)處理更高的通話量，并且無(wú)需現(xiàn)場(chǎng)代表即可解決更多客戶問(wèn)題。